Finanstilsynet har modtaget flere henvendelser fra finansielle virksomheder, der ønsker at udpege observatører til deres bestyrelse. Baggrunden er, at virksomhedernes generalforsamlinger er blevet aflyst grundet tiltag for at begrænse smitten af COVID-19, og det således ikke har været muligt at indvælge nye medlemmer til bestyrelsen. Virksomhederne ønsker derfor, at tillade personer, som forventes valgt til bestyrelsen ved førstkommende generalforsamling, at deltage i bestyrelsesmøderne som observatører. Dette skal sikre, at de er bedre klædt på til at bestride hvervet, når de bliver valgt ind, og at bestyrelsen kan fungere bedst muligt under og efter COVID-19 situationen.
Den finansielle regulering indeholder ganske restriktive bestemmelser om muligheden for, at andre end bestyrelsesmedlemmer deltager i bestyrelsens møder. Det fremgår således både af bekendtgørelse om ledelse og styring af pengeinstitutter m.fl. (bilag 6, nr. 7-9) og af bekendtgørelse om ledelse og styring af forsikringsselskaber m.v. (bilag 5, nr. 7-9), at
7) Bestyrelsen kan beslutte, at ansatte i den finansielle virksomhed samt bestyrelsesmedlemmer og ansatte i andre selskaber i koncernen kan deltage i et bestyrelsesmøde, eventuelt alene ved enkelte punkter på dagsordenen.
8) Bestyrelsen kan ligeledes i enkeltstående tilfælde beslutte, at der kan være andre personer end de i nr. 7 nævnte, eksempelvis aktionærer eller rådgivere, til stede ved et eller flere angivne punkter på dagsordenen.
9) Uanset nr. 7 og 8 må der ikke være uvedkommende personer til stede ved et bestyrelsesmøde eller ved et punkt på bestyrelsesmødets dagsorden, hvor der behandles fortrolige oplysninger, som ikke lovligt kan videregives efter reglerne om videregivelse af fortrolige oplysninger i kapitel 9 i lov om finansiel virksomhed.
Finanstilsynet ville derfor ikke under normale omstændigheder acceptere faste eksterne observatører i bestyrelsen. Som følge af foranstaltninger mod COVID-19 kan der være udfordringer med at gennemføre generalforsamlinger og dermed få valgt kandidater ind i bestyrelsen. For at sikre at sådanne kandidater kan bidrage bedst muligt til bestyrelsens arbejde, når de bliver valgt, vil Finanstilsynet acceptere, at kandidater til bestyrelsen deltager i bestyrelsesmøder, hvis følgende er opfyldt:
-
Virksomhedens generalforsamling er udskudt grundet COVID-19.
-
Der er en klar forventning om, at kandidaterne vil blive valgt på førstkommende generalforsamling.
-
Generalforsamlingen gennemføres hurtigst muligt, når forholdene tillader det.
-
Virksomheden vurderer, at kandidaterne lever op til relevante krav om medlemmer af bestyrelsens egnethed og hæderlighed.
-
Kandidaterne omfattes af tavshedspligt og har ikke stemmeret.
Virksomheder, der ønsker eller allerede har udpeget observatører til bestyrelsen som en følge af COVID-19, skal underrette Finanstilsynet om dette via mail til virksomhedens sædvanlige kontaktperson og til covid-19@ftnet.dk.